Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено
рішенням зборів суддів
Долинського районного суду
Кіровоградської області
від 25 березня 2025 року №2
Засади використання автоматизованої системи документообігу
Долинського районного суду Кіровоградської області
І. Загальні положення
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (далі – Положення), Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України затвердженою наказом ДСА України від 20.09.2019 №814(у редакції наказу ДСА України від 17.10.2023р.№485 (далі – Інструкція).
1.1. Предмет регулювання
1.1.1.Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення та інших нормативно-правових актів.
1.1.2. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
1.1.3. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
1.1.4. Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду в Долинському районному суді Кіровоградської області (далі – суд). Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами та Положенням, вирішуються зборами суддів суду, відповідно до чинного законодавства.
1.2.1.Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні.
Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, передбаченої розділом ІІ Положення.
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1.1.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
2.1.3. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається..
2.1.4.Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.1.5.Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
2.2.2.На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4.Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інших інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 388/256/15.
2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.
2.2.6.Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
2.2.7.Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.3.Розподіл судових справ між суддями
2.3.1.Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
.
2.3.2. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу справ визначеними підпунктами 2.3.1-2.3.2 пункту 2.3. Положення із врахуванням коефіцієнту складності судової справи
2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів,якщо інше не встановлено зборами суддів . до початку відпустки якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів(за наявності наказу голови суду);
- за один робочий день ,до початку відпустки,якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів(за наявності наказу голови суду)
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів;(за наявності наказу голови суду)
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
-у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду),
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами передбаченими п.2.3.18-2.3.30 Положення про автоматизовану систему документообігу суду ,з урахуванням розгляду кримінальних проваджень щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також слідчий суддя.
2.3.4 У разі невиходу судді на роботу з поважних причин або відсутність на робочому місці певний час (лікарняний . тощо), які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 8:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності , повідомити про це особу суду , відповідальну за ведення кадрової роботи або особу , яка виконує його обов’язки.
Невиконання суддею правил, визначених п 2.3.4 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
За вимогою голови суду, особа відповідальна за автоматизований розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ,які надійшли до суду та розподілені.
2.4. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.4.1. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення.
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді(судді –доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки(п.п.2.3.41пункту 2.3.Положення); у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції(крім справ, у яких наявні обставини ,що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін..
у разі надходження до суду позовних заяв ,апеляційних і касаційних скарг ,з передбачених законом підстав.
стосовно суддів,щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується(змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;
у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати),у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації(судової палати)
у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ(в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладенням на нього обов’язків ,які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ,та/ або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).
2.4.2. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
2.4.3. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
2.4.4. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
2.4.5. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10-2.3.16 пункту 2.3. Положення вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів.
3.1 Передача судової справи раніше визначеному судді , судді доповідачу проводиться щодо:
- судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,
- заяви або клопотання,що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення,виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору
- заяви про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень ,подані до суду, що розглядав справу;
- матеріали кримінального провадження щодо особи ,стосовно якої вже здійснюється судове провадження , у випадку передбаченому частиною другою статті 334 Кримінально процесуального кодексу України;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів,поданих після подання позовної заяви;
- заяви про перегляд судового рішення за ново виявленими обставинами за виключенням випадків ,визначених законом;
- позовних заяв ,які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
- справи про адміністративні правопорушення , які повертались суддею на доопрацювання. У разі відсутності на роботі судді, яким було прийнято рішення про повернення адміністративного протоколу на доопрацювання, такі матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації
3.2 У разі перебування судді у відрядженні, відпустці, його тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ , передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді (колегії суддів) здійснюється автоматизованою системою у робочий день,наступний за днем, коли відпали відповідні обставини модулем автоматизованого розподілу судових справ До матеріалів справи долучається довідка(додаток №3)
У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації , розподілу та розгляду в скорочені терміни – здійснювати їх реєстрацію , автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні у разі виникнення таких обставин.
У випадку відсутності слідчого судді (надання відпустки за власний рахунок,лікарняний,відрядження,тощо) після повідомлення слідчим суддею особи, відповідальної за ведення кадрової роботи,обставин, що унеможливлює здійснення ним судочинства, про що повідомляється доповідною запискою. У разі необхідності помічником судді оформляється службова записка на ім’я керівника апарату суду з переліком справ , що перебувають у слідчого судді в провадженні, та разом із зазначеними справами передає до канцелярії суду.
За розпорядженням керівника апарату суду справи зазначені в службовій записці негайно підлягають повторному автоматичному розподілу.
У разі надходження повідомлення про виконання ухвали про затримання , секретар канцелярії суду негайно надає службову записку керівнику апарату суду про надходження такого повідомлення.
( Суддею, уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, може бути обрано суддю зі стажем роботи суддею не менше десяти років, досвідом здійснення кримінального провадження в суді і високими морально-діловими та професійними якостями. У разі відсутності в суді суддів з необхідним стажем роботи суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирається з числа суддів, які мають найбільший стаж роботи на посаді судді.)
. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.
Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків.
У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
6 Надання інформації про стан розгляду судових справ
6.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
6.2Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
6.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в паперовій або електронній формі 6.4. На веб - сторінці суду щоденно оприлюднюється така інформація:
список судових справ, призначених до розгляду
список апеляційних скарг
список автоматично розподілених судових справ
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
7.1.Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
7.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідними державними органами і установами.
Автоматизована система забезпечує:
введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:
від суду до територіального управління ДСА України в Кіровоградській області;
формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.
8.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів).
8.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал"після його підписання автором.
Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.
Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.
У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
10.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
10.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
10.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
10.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов’язковими до виконання.
10.5. Збори суддів суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
10.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю суду є відкритою для суддів цього ж суду та не може бути обмежена.
Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Долинського районного суду Кіровоградської області крім пунктів які посилаються на пункти Положення про автоматизовану систему документообігу суду, які набирають чинності разом з ним та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.
_03_03.png)
